Waarom zijn transformaties altijd zo moeilijk?

De organisatie moet wendbaar worden. De keuze is dan snel gemaakt: we gaan Agile werken! De volgende stap: hoe gaan we dat inrichten?

Afdelingen kunnen natuurlijk niet meer. Die gaan we dus, geheel politiek correct, teams noemen. Scrum teams om precies te zijn. De manager noemen we geen manager meer maar Product Owner. Ook de planning gaat op de schop! MS Project gaat eruit en de Jira licentie erin! O ja, we moeten ook nog een Scrum master hebben per team. Die kunnen we inhuren via de consultants die het traject begeleiden. Gezien de kosten gaan we maar voor een Scrum master voor 2 teams. Kan best want: “wat doet zo iemand sowieso de hele dag?”

De teams moeten natuurlijk wel samenwerken. Het advies van het consultancybureau volgen we meteen op natuurlijk. We gaan voor SAFe want dat hebben ze ook bij andere klanten ingevoerd. Werkt daar perfect! Op onze vraag of dat niet uitmaakt omdat die andere klant heel anders is dan wij, horen we gelukkig dat SAFe eigenlijk overal ingezet kan worden. Geen zorgen op dit vlak dus.

Wel moeten er Release Train Engineers en Product Managers aangesteld worden om de ready teams te bemensen. Geen probleem: de productmanagers hadden we stiekem al en de Release Train Engineers kunnen we weer inhuren.

We zijn er helemaal klaar voor! Maar hoelang gaat deze transformatie naar Agile werken eigenlijk duren? Het consultancybureau heeft gelukkig antwoord door een mooi projectplan aan te bieden. Alle fases, stappen en milestones staan daar keurig in beschreven. Aan de slag dus!

Maar wacht, is dit niet raar?

We willen Agile gaan werken. Wendbaar worden en snel in kunnen spelen op verandering. Is het dan niet raar dat de weg daarnaartoe juist allesbehalve Agile is?

Om eerlijk te zijn vinden wij dat heel raar. Zeker als je naar het doel kijkt dat je voor ogen hebt is er eigenlijk helemaal geen reden om hier een verander traject voor op te starten. Wanneer je het doel van ‘Agile zijn’ bereikt hebt, is verandering juist het gene dat de organisatie drijft.

Je wilt dus eigenlijk niet veranderen naar Agile maar naar een staat waarin verandering de standaard is. Gelukkig kunnen we dat veel eenvoudiger bereiken dan we eigenlijk denken. Stiekem is het gewoon een kwestie van beginnen!

Maar ja, waar begin je?

Om antwoord te kunnen geven op die vraag is het goed om je af te vragen waar de schoen op dit moment het meest wringt. Wij zien in de praktijk dat dit zich vaak op verschillende niveaus uit:

Individueel: Medewerkers ervaren weinig betrokkenheid bij wat de organisatie doet. Ze voelen niet de verbinding met de organisatie die ze zouden moeten voelen. Dit uit zich vaak door gevoelens van stress, quite quitting, een hoog verloop en ziekteverzuim.

Team: Wanneer organisaties moeite hebben met de betrokkenheid van medewerkers is er vaak een gebrek aan vertrouwen. Dit speelt vooral binnen de teams waar de medewerkers hun dagelijkse werk doen, maar ook tussen de teams onderling. Zie hierbij het management, de directie of soortgelijke levels ook als team.

Organisatorisch: Vertrouwen ontstaat eigenlijk alleen als er zekerheid is. Als er geen zekerheid is dat medewerkers hun baan kunnen houden of worden afgerekend op eventuele fouten, zal er zeker geen vertrouwen ontstaan. Er moet dus zekerheid zijn. Of anders gezegd: medewerkers moeten weten waar ze aan toe zijn. Dit doe je door de manier van organiseren: transparant, open en op basis van verantwoordelijkheden.

Strategisch: Vaak denken managers dat ze voor de benodigde zekerheid zorgen. Ze geven aan heel open en transparant te zijn. Toch zien medewerkers dat vaak net iets anders. Dit heeft vooral te maken met een gebrek aan duidelijkheid. Waar wil de organisatie naartoe? Waar staat ze voor? Wat is de impact die de organisatie maakt? Ook duidelijkheid over wie, waarvoor, verantwoordelijk is hoort hierbij. Dit wordt op strategisch niveau al bepaald.

Waar je dus moet beginnen is eigenlijk bij jouw medewerkers. Waar liggen hun behoeftes?

• Is er gebrek aan betrokkenheid? Onderzoek of er voldoende vertrouwen is.
• Is er gebrek aan vertrouwen? Onderzoek of er voldoende zekerheid is.
• Is er gebrek aan zekerheid? Onderzoek of er voldoende duidelijkheid is.

Bij veel organisaties zien we dat juist die duidelijkheid ontbreekt. Organisaties hebben ooit een mooie missie en visie bedacht maar zijn vergeten deze verder uit te dragen. Van nieuwe medewerkers wordt bijvoorbeeld gedacht (misschien wel verwacht) dat ze die missie en visie al kennen. Na veel personeelswissels is die missie en visie dus helemaal in vergetelheid geraakt.

En nu?

Nu is het tijd om te experimenteren! Ga aan de slag met kleine experimenten om te ontdekken wat voor jullie werkt en wat niet. Ga niet direct aan de slag met Scrum teams maar probeer eens of er iteratief gewerkt kan worden, zonder het hele proces van Scrum in te richten. Probeer eens of het mogelijk is medewerkers direct aan het begin van het project te betrekken. Niet als toehoorder, maar als actief lid dat zoekt naar oplossingen.

Ik wil inzicht in mijn startpositie!

Ben je benieuwd hoe jouw organisatie er op het gebied van zelfsturing voor staat? Wij hebben een assessment ontwikkeld waarmee dat duidelijk wordt. Ook maakt het inzichtelijk waar de verschillen in opvattingen zitten. Zitten de leidinggevende en medewerkers op 1 lijn? Hoe doet de organisatie het ten opzichte van de ‘norm’? Wij laten het je graag zien. Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over ons assessment ‘zelfsturing in bedrijf’.