Hoe zelfsturend ben jij eigenlijk?

Regelmatig komen wij in gesprekken in aanraking met de uiting: “wij werken al helemaal zelfsturend!” Hoewel wij er van overtuigd zijn dat onze gesprekspartner dit naar eer en geweten zeggen, weten wij ook dit niet betekent dat er niets meer te verbeteren kan aan de mate van zelfsturing. Wanneer je echt zelfsturend werkt weet je ook dat dit betekent dat je continu bezig bent met verbeteringen. Zelfsturing is als het ware ‘nooit af’.

Dat continu verbeteren wordt ook vaak met “dat doen wij al”, afgedaan. Doorvragen leert dat het in veel gevallen gaat over het verbeteren van processen. Effectiever werken. Met de klant praten. Betere projectadministratie. Dat soort dingen. Allemaal heel belangrijke zaken maar niet direct verbonden aan zelfsturing.

De 7 principes van zelfsturing

De grote vraag is dan ook: Waar moet je op verbeteren? Wij geloven dat er voor zelfsturing 7 principes zijn die daaraan ten grondslag liggen. Deze principes zijn lastig te meten, maar gelukkig kan het wel!

Transparantie

Transparantie zorgt voor eerlijkheid in de organisatie en voorkomt dat mensen stiekem gedrag gaan vertonen. De gedachte achter transparantie is: “deel alles met elkaar tenzij er een goede reden voor is om dat niet te doen”. Vaak zijn we geneigd alles voor onszelf te houden tenzij anderen erom vragen. Door dit om te draaien zorg je ervoor dat mensen niet verleidt worden tot stiekem gedrag en voorkom je achterdocht. Simpelweg omdat hiervoor geen reden kan zijn. Wanneer je de mate van transparantie wilt vergroten is het dus belangrijk goed te kijken of je meer informatie beschikbaar kunt stellen voor je medewerkers.

Gelijkwaardigheid

Wanneer alle medewerkers als gelijkwaardig worden beschouwd voelen ze meer waardering. Ze worden gehoord over de uitdagingen waar de organisatie tegenaan loopt en worden gewaardeerd om hun inbreng daarbij. Gelijkwaardigheid zorgt er ook voor dat medewerkers zich meer betrokken voelen en daardoor meer tevreden zijn over hun werk en de organisatie waarvoor ze werken. Gelijkwaardigheid vergroten doe je door iedereen een stem te geven in bijvoorbeeld vergaderingen of wanneer beslissingen genomen moeten worden.

Verantwoordelijkheid

De mate van verantwoordelijkheid bepaald in hoeverre medewerkers verantwoordelijkheid kunnen nemen en durven nemen. Een veelgehoorde opmerking is dat medewerkers de verantwoordelijkheid niet nemen. Vaak moet er in die gevallen ook gekeken worden naar de mate waarin verantwoordelijkheid ondersteunt wordt. Is duidelijk waarover verantwoordelijkheid genomen kan worden? Is het helder tot waar die verantwoordelijkheid reikt? Zijn er middelen beschikbaar voor de medewerker om de verantwoordelijkheid echt te dragen (denk aan mensen, geld, ruimte, enz.)? Het vastleggen van gebieden van verantwoordelijkheid helpt medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen.

Effectiviteit

Wanneer hier laag op gescoord wordt is dat vaak een teken van onduidelijke doelen. Waar werken we aan en waarom? Wanneer dat onduidelijk is wordt er vaak van focus gewisseld. Dit leidt ertoe dat werk dat ook gedaan moet worden niet altijd af komt. Ook een blik op de toekomst is daardoor moeilijk. Er wordt in die gevallen vaak teruggegrepen op efficiëntie: we doen het werk zo snel mogelijk, zonder te kijken naar mogelijke, nadelige gevolgen in de toekomst. Wanneer je de effectiviteit wilt verhogen is het van belang helder te hebben wat de missie, visie en strategie is. Medewerkers kunnen dan staven of het werk wat ze doen echt bijdraagt aan wat gedaan moet worden.

Continu verbeteren

Wanneer continu verbeteren laag scoort wordt er weinig aandacht besteed aan hoe het beter kan. Wanneer gevraagd wordt waarom het werk zo gedaan wordt is het antwoord geregeld: “omdat we dat altijd zo doen”. Continu verbeteren houdt in dat alle medewerkers niet alleen kritisch kijken naar de kwaliteit van het opgeleverde werk maar ook naar de manier waarop dat eindproduct is ontstaan. Is dit de beste manier om tot dit resultaat te komen of kan dat op een betere manier? Om dit principe te verbeteren kun je regelmatig een overleg houden waarin je samen het werk van de afgelopen periode bespreekt met als doel tot een betere werkwijze te komen.

Consent

Het principe van consent gaat ervan uit dat we beslissing nemen zolang er geen bezwaar is. Dit is een belangrijk principe binnen zelfsturing omdat het ervoor zorgt dat besluiten altijd genomen kunnen worden en bezwaren gezien worden als waardevolle input om het besluit beter te maken. Wanneer deze score laag is wordt er waarschijnlijk gestemd op basis van meerderheidsstemming. Hoewel dit een mooie manier lijkt kleeft er een groot gevaar aan meerderheidsstemming. Een grote groep (tot bijna 50%) wordt eigenlijk niet gehoord. Zij kunnen tegen stemmen zonder dat er naar ze geluisterd wordt waarom ze tegen stemmen. Dit kan er ook voor zorgen dat belangrijke risico’s over het besluit over het hoofd worden gezien. Wanneer je meer consent in je organisatie wilt kun je dit principe heel eenvoudig toepassen bij het nemen van besluiten.

Ervaringsleer

Wanneer er laag gescoord wordt op ervaringsleer houdt dit vaak in dat we proberen vooraf alle risico’s en uitdagingen op te sporen. Ervaringsleer gaat ervan uit dat we pas weten of iets werkt wanneer we het uitgeprobeerd hebben. Kleine experimenten die we kunnen doen geven ons de antwoorden voor de volgende experimenten. Wanneer je de score op ervaringsleer wilt vergroten is het belangrijk dat je open staat voor het uitvoeren van kleine experimenten. In plaats van alles helemaal vooraf uit te zoeken en als een ‘big bang’ uit te voeren, begin je gewoon met een klein onderdeel van het totaal. Kijk hoe dat uitpakt en schaaf bij waar dat nodig is. Op die manier vergroot je niet alleen je kennis maar ook je wendbaarheid.

Het meten van de principes

Je hebt hierboven al een aantal keer het woord ‘gescoord’ zien staan. Maar hoe werkt dat dan? Dat ‘scoren’. Daarvoor hebben wij de Zelfsturing in bedrijf vragenlijst voor ontwikkeld. Deze vragenlijst wordt periodiek door alle medewerkers ingevuld. Ook door leidinggevende. Hierdoor ontstaat een helder beeld van de mate van zelfsturing en in hoeverre de bovenstaande 7 principes worden ervaren.

Wanneer je onze volledige test wilt doen met jouw bedrijf kun je uiteraard contact met ons opnemen. Wij zorgen dat je de vragenlijst digitaal ontvangt en na het invullen ontvang je een helder rapport over de mate van zelfsturing in jouw organisatie.

Doe de sneltest

Benieuwd hoe je ervoor staat maar wil je niet direct aan de slag met de volledige vragenlijst? Daar hebben we een heel mooie oplossing voor bedacht: de sneltest. Deze kun je downloaden van onze website: https://centrumvoorzelfsturing.nl/gratis-dingen. Print de vragenlijst uit en laat hem door je teamleden invullen. Op de volgende pagina (of op de achterkant als je dubbelzijdig print) vind je de uitleg van de scores.

Wij zijn heel benieuwd: welke verbeterpunten heb jij gevonden?