Agile

Weet jij waarom? Vraag er om!

Je scrumt, doet agile en zelfsturing maar toch lukt het niet helemaal. Heb je als eens afgevraagd WAAROM je doet wat je doet?


Wanneer we bij organisaties over de vloer komen krijgen we vaak te horen dat ze al ‘Agile werken’ of ‘zelfsturende teams’ hebben. Super natuurlijk want dat proberen wij als Centrum voor zelfsturing voor elkaar te krijgen. Punt is alleen, we zitten wel aan tafel en dat is niet voor niets.

Bij veel van deze organisaties kennen ze namelijk uitdagingen op het gebied van zelfsturing. Er loopt een Agile coach rond of er is een Scrum master voor het team. De processen zijn allemaal ingeregeld maar van zelfsturing blijkt vaak weinig terecht te komen. Sterker nog, de hele transformatie heeft soms een negatief effect. De medewerkers voelen zich helemaal niet gehoord, de effectiviteit van de organisatie is niet gegroeid en van een snelle wendbare organisatie is vaak het tegenovergestelde bereikt. De organisatie is meer veranderd in een log stuurloos containerschip dan in een vloot kleine bestuurbare speedbootjes.

We scrummen, toch werkt het niet

Een mooie online tool is ingeregeld waar alle wensen op ingevoerd worden. De zogeheten  backlog. Ook is er met brown paper een heuse scrum-wall ingericht waarop de sprint backlog wordt bijgehouden en waar in mooie letters de velocity, het aantal verbrande story points, in overzichtelijke burn-down charts beschikbaar is. Transparantie in optima forma!

De bovenstaande alinea staat vol met jargon uit de boeken. En daar zit precies het probleem: die boeken. De invoering van Scrum wordt gedaan omdat het ontzettend veel beloofd. Je wordt er wendbaar van, zelfsturend en je medewerkers zijn meer betrokken. Het mooie is nog dat het boekje laat zien dat er maar een paar dingen ingeregeld moeten worden om volgens Scrum te kunnen werken.

Wat hier veelal misgaat is de fundering die onder een dergelijke werkwijze ligt. Of beter, het gebrek daaraan. Scrum gebruiken als startpunt voor je transitie is als beginnen met het leggen van de nokpannen van je huis voordat je besloten hebt waar je gaat bouwen en vervolgens proberen het huis eronder te krijgen. Hoewel het met veel kunst en vliegwerk misschien mogelijk is zo een huis op te bouwen, zal het huis altijd in-stabiel blijven. Dat lijkt mij niet de manier waarop je jouw organisatie wilt opbouwen.

De grote vraag van 1 woord…

Wanneer wij met een organisatie, zoals hierboven beschreven, in gesprek gaan stellen we heel vaak een hele korte vraag van slechts 1 woord: “Waarom?”. En die vraag stellen we echt heel vaak, tot vervelens toe zelfs. Natuurlijk niet omdat we over willen komen als een 5-jarig kind dat de wereld op een drammerige manier aan het verkennen is. Deze vraag stellen we zo vaak omdat het echte antwoorden geeft. Omdat het de echte uitdagingen aan het licht brengt.

Alle organisaties maken gebruiken gebruik van een manier van werken. Door bij deze manier van werken de vraag ‘Waarom?’, te stellen ontdek je soms dat er eigenlijk geen waarom is. De manier van werken wordt gedaan omdat de methode dit voorschrijft. Je doet dus iets waarvoor eigenlijk geen echte reden is. Sterker nog, door blind op de methode te vertrouwen zonder de waarom-vraag te beantwoorden mis je een kans om dingen beter te doen.

Ik zat bij een evenement

Onlangs mocht ik deelnemen aan een mooi Agile evenement. Daar werd op een gegeven moment aan de zaal de vraag gesteld of SAFe wel de juiste methode is. Naar mijn idee is dit de verkeerde vraag. De vraag had niet moeten zijn of SAFe de juiste methode is, de vraag had moeten zijn: Waarom gebruiken wij SAFe?

Group of People Standing Inside Room

Het antwoord op die vraag geeft aan of SAFe inderdaad de juiste methode is. Je wilt immers een methode of systeem gebruiken dat voorziet in een bepaalde behoeft. Een systeem dat je verder helpt. Als er dus geen duidelijk antwoord komt op de waarom-vraag moet je het aandurven om te onderzoeken wat de echte uitdagingen zijn en wat daarvoor de oplossing is.

One ring to rule them all

Daar gelooft niemand in zelfsturing-land in natuurlijk. Toch geloven we wel dat die ene ring de ring is die wij nodig hebben. In de praktijk blijkt keer op keer dat we daarmee alleen voldoen aan de behoefte van het management. Je mag zelfsturing gebruiken, zolang het maar een beproefde methode is. Het vervelende is dat je daarmee helemaal geen zelfsturing gebruikt maar een opgelegde methode volgt.

Er zijn ontzettend veel manieren, tools, systemen, methoden, enz. om zelfsturend te werken. Wanneer je zelfsturend wilt werken gaat het er juist om dat je op zoek gaat naar hulpmiddelen die helpen bij de uitdagingen waar je tegenaan loopt. 

Heb je er last van dat teamleden van elkaar niet weten waar ze mee bezig zijn? Plan een overleg in, voor mijn part dagelijks en noem het een Daily Standup, zo je wilt.

Is het lastig om continu te verbeteren, plan dan een periodieke afspraak in waarin je onderzoekt wat je kunt verbeteren. Je zou dit zomaar een retrospective kunnen noemen.

Wil je een idee hebben over wat er in de toekomst opgeleverd gaat worden, doe dan een planning met je team en noem ‘de toekomst’ waarvoor je plant een sprint. Kun je de planning meteen de sprint planning noemen.

Wat je vooral niet moet doen is iedere ochtend een Daily Standup houden omdat de methode dat voorschrijft. Deze bijeenkomst zal dan alleen een verplicht samenzijn zijn waarbij niemand echt interesse heeft in wat er gezegd wordt.

Ook een retrospective houden omdat het volgens het boekje moet is onverstandig. Niemand zal echt gemotiveerd zijn om te zoeken naar de verbetering. De tijd die je kwijt bent zal verspilling zijn en als zodanig worden ervaren.

Ik hoef eigenlijk helemaal niets over die sprint planning te zeggen, maar als de behoefte er niet is, zal de sprint planning weinig voorspellend vermogen met zich meebrengen.

Met alles stoppen dan maar?

Dat lijkt me ook niet de meest verstandige keuze. Wel de waarom-vraag blijven stellen. Hoe vaker hoe beter. Stop ook niet bij het eerste antwoord dat je krijgt. Vraag gerust door ‘waarom’, tot vervelens toe, tot je het echte antwoord boven tafel hebt.

Wil je niet als een 5-jarige, drammerig kind, overkomen maar toch de antwoorden boven tafel hebben? Dan kun je ons natuurlijk altijd inschakelen. Wij blijven vragen tot we weten waarom dingen gedaan worden op de manier dat ze gedaan worden. Net zo lang tot we samen beslissingen kunnen nemen die ons helpen op zelfsturende manier samen te werken met een arsenaal aan mogelijkheden. Misschien zelfs gewoon een methode uit een boek, als dat zo past.

Lees ook:

Blijf op de hoogte

Wij delen graag kennis over zelfsturing en wat dat voor jou kan betekenen. Mis geen artikel en schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.