Agile

Houd focus op waarde

Wanneer je samenwerkt is het van belang focus te houden op waarde. Focus je dagelijkse werk op het leveren van waarde, zodat de dingen die gedaan moeten worden om je doel te bereiken, gedaan zijn. Dit is vaak lastig wanneer we niet helder hebben waar die waarde zich bevindt. In dit artikel beschrijven we 6… Lees verder »Houd focus op waarde


Wanneer je samenwerkt is het van belang focus te houden op waarde. Focus je dagelijkse werk op het leveren van waarde, zodat de dingen die gedaan moeten worden om je doel te bereiken, gedaan zijn. Dit is vaak lastig wanneer we niet helder hebben waar die waarde zich bevindt. In dit artikel beschrijven we 6 patronen uit Sociocracy 3.0 die helpen de focus op waarde te hebben en te houden.

Verduidelijk en ontwikkel domeinen

Het duidelijk maken van een gebied van invloed, activiteit en beslissingsbevoegdheid waar een team of een persoon, in een rol, verantwoordelijk voor is, maakt het voor hun mogelijk de waarde en wat er van ze verwacht wordt te begrijpen. 

Een eenvoudige manier om domeinen te verduidelijken is door gebruik te maken van een domein beschrijving die de volgende onderdelen bevat:

  • primaire drijfveer (de behoefte van de organisatie die het domein moet vervullen)
  • kern verantwoordelijkheden (belangrijkste op te leveren resultaten, eventuele kritieke risico’s om te beheren, andere essentiële taken en te nemen besluiten die worden gedelegeerd)
  • kaders van de autonomie en invloed voor degenen waaraan het domein wordt gedelegeerd (de gedelegeerden), meestal gerelateerd aan de organisatie zelf (bijv. afhankelijkheden, betrokkenheid van de afgevaardigden, rapporteren, etc.)
  • middelen (tijd, geld, faciliteiten, privileges, tools)
  • evaluatiecriteria en frequentie van evaluatie
  • termijn (voor een rol)

Domeinbeschrijvingen kunnen worden gemaakt voor een rol, positie, kring, team, open domein, afdeling, eenheid of de hele organisatie.

Een handige manier om tot een duidelijke domeinbeschrijving te komen is het invullen van het  S3 Delegatie Canvas.

Reageren op drijfveren van de organisatie

Begrijpen wat nodig is om op te reageren en waarom, en ervoor zorgen dat die dingen worden geregeld, maximaliseert het potentieel voor het creëren van waarde. 

Door het verduidelijken van drijfveren van de organisatie (d.w.z. wat er gebeurt en waar behoefte aan is in relatie tot de organisatie), is het eenvoudiger om op passende wijze te reageren.

Reacties op drijfveren van de organisatie kunnen zijn:

  • directe actie (zoals activiteiten)
  • (zelf) organiseren hoe werk zal worden gedaan
  • bestuurlijke besluiten nemen

De reactie op een drijfveer van de organisatie wordt doorgaans behandeld als een experiment dat in de loop der tijd geëvalueerd en ontwikkeld wordt.

Drijfveren kwalificeren die van belang zijn voor de organisatie.

Een drijfveer is het motief van een persoon of groep om over te gaan tot actie in een specifieke situatie. Een drijfveer is een drijfveer van de organisatie wanneer het reageren hierop waarde oplevert voor de organisatie of verspilling en schade voorkomt.

Een eenvoudige manier om te kwalificeren of een drijfveer binnen het domein van een organisatie valt is door de volgende vraag te beantwoorden:

Zou het de organisatie helpen wanneer we op deze drijfveer reageren? Of leidt het tot onbedoelde schade wanneer we dit niet doen?

Prioriteren van het Backlog

Wanneer je prioriteit geeft aan de lijst met werk items op waarde, is het duidelijk aan welke eerst moet worden gewerkt. Zo’n geprioriteerde lijsten noemen we een backlog.

Orden alle nog te voltooien werk items en zet de belangrijkste bovenaan. Pak dan item voor item werk op, wanneer er capaciteit beschikbaar is.

Geen twee punten kunnen even belangrijk zijn, wat betekent dat het noodzakelijk is om het eens te worden over prioriteiten en moeilijke keuzes te maken.

Een geprioriteerde backlog helpt om focus op de belangrijkste items te houden.

Beperk werk in uitvoering

Beperking van het aantal gelijktijdige werkzaamheden voor personen en teams. Dit helpt om een gestage stroom van waarde te behouden en moedigt samenwerking aan wanneer werk wordt geblokkeerd. 

Werk in uitvoering omvat:

  • het aantal items in een backlog
  • gelijktijdige projecten of taken voor teams of individuen
  • producten in een portfolio

Wanneer een actie een overeengekomen limiet van lopende werkzaamheden overschrijdt, moet dit worden besproken in het team voordat ermee wordt doorgegaan.

Daily Standup

Een Daily Standup biedt de ruimte voor een team om te organiseren hoe ze waarde creëren gedurende de komende dag 

Kom dagelijks bij elkaar om werk te organiseren, van elkaar te leren en de productiviteit en effectiviteit te verbeteren.

Enkele ‘regels’ voor een daily standup:

  • Time Boxed (meestal 15 minuten)
  • Dagelijks op hetzelfde moment
  • Het team verzamelt rond een zichtbaar projectmanagement board/tool om:
    • dagelijks werk organiseren
    • aanpakken van belemmeringen/hindernissen
    • bestaande overeenkomsten aanpassen of ter plekke nieuwe overeenkomsten maken

Het belang van deze daily standup is om ervoor te zorgen dat er korte termijn plannen gemaakt worden om het lange termijn doel te realiseren.

Test argumenten en kwalificeren als bezwaren

Wanneer je elk naar voren gebracht argument toetst aan een beslissing om te zien of het al dan niet waardevolle verbeteringen of ongewenste gevolgen aan het licht brengt, houdt je jouw werk gericht op waarde en voorkom je dat je ontspoort door ongegronde meningen en persoonlijke voorkeuren.

Maak goed gebruik van de beperkte tijd en middelen, door te testen of bezwaren gekwalificeerd worden als bezwaren en alleen te handelen indien dit het geval is.

Als iemand een argument heeft om iets aan te passen, check dan of het argument duidelijk maakt waarom niets doen kan leiden tot consequenties die je wilt vermijden of waarom de aanpassing direct kan leiden tot meer waarde die anders gemist wordt.

Verken en verfijn elk argument zover als nodig om misvattingen en misverstanden te voorkomen. Let er ook op of sommige aspecten van het argument enkel gebaseerd zijn op vermoedens, persoonlijke voorkeuren of meningen. Wanneer het overgebleven argument is gekwalificeerd als bezwaar, kan het bezwaar worden opgelost.

Een facilitator kan een groep helpen om een argument te kwalificeren, door uit te nodigen om te reflecteren op de volgende vraag:

“Kwalificeren jullie dit argument als een bezwaar?”

Als er geen redenen zijn om het argument niet te kwalificeren, dan kan het worden aangenomen als een bezwaar. Wanneer iemand een reden heeft om het argument te diskwalificeren, nodig deze persoon en de inbrenger van het argument dan uit tot dialoog om te ontdekken of er een bezwaar schuilt in het argument.

Bezwaren begrijpen

Enkele nuttige vragen:

  • Hoe verhoudt dit argument zich tot dit specifieke voorstel of deze overeenkomst?
  • Verduidelijkt het argument hoe de voorgestelde handelingen of afspraken:
    • het reageren op een (andere) drijfveer van de organisatie moeilijker maakt?
    • direct verbeterd kan worden?
    • ertoe kan leiden dat iemand anders minder goed of niet meer kan reageren op een drijfveer?
    • conflicteert met de waarden van een organisatie?
    • niet veilig genoeg zijn om te proberen?

Tot slot

De punten die we in dit artikel beschreven hebben zijn afkomstig uit Sociocracy 3.0. Een sociale technologie om wendbare organisaties te ontwikkelen waar zelfsturing de norm is. Wanneer je benieuwd bent wat er nog meer is dat je kunt doen, kun je het boekje ‘Common Sense Framework’ downloaden om te onderzoeken welke patronen voor jouw organisatie behulpzaam zijn.
Nu kun je ontzettend veel leren door te lezen. In de praktijk merken we echter dat het toepassen een heel ander verhaal is. Daarom bieden wij trainingen en workshops aan om jou te leren hoe je deze patronen en andere zelfsturing technieken toe kunt passen. Kijk voor ons actuele trainingsaanbod op: https://centrumvoorzelfsturing.nl/trainingen/

Lees ook:

Blijf op de hoogte

Wij delen graag kennis over zelfsturing en wat dat voor jou kan betekenen. Mis geen artikel en schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.